Gyakori kérdések

Funkciók

Számla kiállítás

  • Ha Ön új számlát szeretne kiállítani, a bal oldali menüben az „Új számla kiállítása” menüpontra kattintva megkezdheti azt. Az új számla kiállítását a „Kimenő számlák” menüpontból is indíthatja az „Új számla kiállítása” linkre kattintva.
  • A számlaadatok kitöltése után lehetősége van megtekinteni a számlaképet a „Tovább a számla előnézetre” gombra kattintva; vagy rögtön kiállíthatja a számlát a „Számla kiállítása” gombra kattintva.

  • Az új díjbekérő kiállítását indíthatja a kimenő számlák listanézetén található „Új számla kiállítása” linkre kattintással, vagy a baloldali menüből válassza ki az „Új számla kiállítása” menüpontot és a megjelenő képernyő fejlécében kattintson a „Díjbekérő” feliratra. Ezt követően megkezdődhet a díjbekérő kiállítása.

  • Ha kifizették a díjbekérőjét, első lépésként fizetettnek kell jelölnie, melyet a „Kimenő számlák” menüpontra kattintva, a felületen megjelenő listanézetben tehet meg, kiválasztva díjbekérőt, aminek a fizetettségi állapotát meg szeretné változtatni. A díjbekérőre kattintva a megnyílik a „Számla részletek” képernyő, itt a jobb felső sarokban található műveletek közül ki kell választania a „Fizetettnek jelöl” műveletet.
  • A műveletre történő kattintást követően van lehetősége a kifizetett díjbekérőjének az összepontozását elvégezni, aminek hatására a fizetettségi státusza meg fog változni. Az összepontozás esetében lehetősége van, az aktív, BUPA-val összekötött Budapest Bankos bankszámlájára érkező tranzakcióval, vagy ha nem rendelkezik ilyen számlával, akkor kézzel a műveletet elvégezni.
  • Ha a díjbekérőn lévő összeg és a fizetettnek jelöléskor beírt összeg pontosan megegyezik, akkora díjbekérő státusza átvált „Fizetve” állapotra. Ezt követően az „Áttekintőn” a „Teendők” blokkon belül a „Díjbekérőből számlakészítés” menüpontban megjelenik a díjbekérő, amiből lehetősége van egy kattintással számlát kiállítani. Ekkor a számla adatokat a díjbekérő alapján előtöltjük Önnek.

  • A „Kimenő számlák” menüpontra kattintva megjelenő listanézetben válassza ki azt a számlát, amire a helyesbítő számlát szeretné kiállítani. A számlára kattintva megnyílik a „Számla részletek” képernyő, ahol a jobb felső sarokban található műveletek közül ki kell választania a „Helyesbítő” műveletet, majd a kattintásra megnyíló képernyőn el is tudja kezdeni a helyesbítő számla elkészítését.- Hogyan tudok sztornó számlát kiállítani?
  • A „Kimenő számlák” menüpontra kattintva a megjelenő listanézetben válassza ki azt a számlát, amire a sztornó számlát szeretné kiállítani. A számlára kattintva megnyílik a „Számla részletek” képernyő, ahol a jobb felső sarokban található műveletek közül ki kell választania a „Sztornó” műveletet, majd a kattintásra megnyíló képernyőn el is tudja kezdeni a sztronó számla elkészítését.

  • A BUPA rendszerbe történő belépést követően a baloldali menüsávban a „Kimenő számlák” menüpontra kell kattintania. Ebben a menüpontban egy összefoglaló képet kap a korábban kiállított számlákról. Itt jelenítjük meg a kimenő számlákkal kapcsolatosan a legfontosabb pénzügyi adatokat, valamint itt láthatók a kiállított számlák a részleteikkel és fizetettségi státuszukkal. Lehetősége van közöttük részletesen vagy egy gyors szűrő segítségével keresni.

  • Egy kiállított számla esetében a NAV beküldés sikerességéről azonnal visszajelzést ad rendszerünk a „Kimenő számlák” menüpont számlalistanézetében a kiállított számla „NAV beküldés” oszlopában. A beküldés státuszai az alábbiak lehetnek:
    • arrow-right „Sikeres” → ez azt jelenti, hogy a számlája sikeresen beküldésre és feldolgozásra került a NAV rendszerében
    • arrow-right „NAV beküldés folyamatban” → számlájának a NAV rendszerébe történő beküldése még folyamatban van.
    • arrow-right „Sikertelen” → abban az esetben, ha a számlája beküldése vagy feldolgozása valamilyen oknál fogva nem valósul meg, akkor ez a státusz kerül a képernyőn megjelenítésre.
    • arrow-right „Nem szükséges” → amennyiben a kiállított számlája ÁFA tartalma nem éri el a NAV beküldés értékhatárát, akkor nem történik meg a beküldés és a képernyőn ez a státusz kerül megjelenítésre.
    • arrow-right „Hibás adatszolgáltatás” → sikeres a számlájának NAV rendszerébe történő beküldése, de hibás a beküldött adattartalma.
    • arrow-right Üres → Díjbekérők esetén nem jelenik meg NAV beküldési státusz
  • „Sikeres” státuszú beküldést követően a számlára kattintva megnyílik a „Számla részletek” képernyő, ahol a jobb alsó sarokban megjelenítjük a NAV beküldés státusza alatt az „Online számlafeladás azonosítót” is, amit a NAV rendszere rendel a számlájának sikeres beküldéséhez és feldolgozásához.
  • A NAV beküldés csak akkor lehetséges, ha Ön aktív NAV-kapcsolattal rendelkezik, ezt a Beállításokon belül a NAV beállítások menüben ellenőrizheti.

  • Abban az esetben, ha a „NAV beküldés” oszlopban a „Sikertelen” értéket látja, akkor kérjük ellenőrizze az „Áttekintő” menüpont jobb oldali sávjában található „Teendők” blokkban a „Sikertelen NAV beküldés” menüpontot, és amennyiben a számlája ott is megjelenítésre kerül, akkor keresse ügyfélszolgálatunkat és kollégáink segítenek számlája NAV rendszerébe történő beküldésében. Ügyfélszolgálatunk elérhetőségét az alkalmazás és a honlap láblécében bármikor megtalálja.

  • Kedvezmény megadására a számlája kiállítása során van lehetősége. A kiállítás során a „Tételek” blokkban kell megadnia a számla tételeit. Ebben a blokkban van lehetősége a tétel- vagy számlaszintű kedvezmény beállítására is.
    A számlakiállítás során kétféle kedvezményt adhat meg: tételszintű vagy számlaszintű kedvezmény.
  • Tételkedvezmény megadása a rögzített tételek blokkjában a „Tétel kedvezményt adok meg” linkre kattintva %-osan vagy fix összegben is megadható, minden egyes rögzített tételre egyenként.
  • A tételenkénti kedvezmények megadása helyett az összes tételre vonatkozó, úgynevezett számlaszintű kedvezmény is megadható a tétel blokk alatt található „Számla kedvezmény (%)” mezőben. A számlaszintű kedvezmény a számla teljes végösszegéből kerül levonásra.
  • A számlaszintű kedvezmény partnerenként el is menthető a partnertörzsben, így minden számlakiállításnál automatikusan elő is töltődik a partnerhez tartozó számlaszintű kedvezmény. Természetesen az automatikusan előtöltött partnerkedvezmény bármikor módosítható, felülbírálható számlakiállításnál, vagy a „Partnerek” menüpontban az adott partner adatainak szerkesztésével.
  • Fontos, hogy amennyiben egy tételnél is rögzítésre került tételkedvezmény, úgy számlaszintű kedvezmény már nem adható meg, és fordítva.

  • A „Kimenő számlák” vagy „Bejövő számlák” menüpontra kattintva a megjelenő listanézetben válassza ki azt a számlát, amit nyomtatni szeretne. A számlára kattintva megnyílik a „Számla részletek” képernyő, ahol a jobb felső sarokban található műveletek közül ki kell választania a „Nyomtatás” műveletet.

  • A „Kimenő számlák” vagy „Bejövő számlák” menüpontra kattintva, a listanézetben válassza ki azt számlát, amit szeretne letölteni. A számlára kattintva megnyílik a „Számla részletek” képernyő, ahol a jobb felső sarokban található műveletek közül ki kell választania a „Letöltés” műveletet.

  • Igen. Lehetősége van egy korábban kiállított számlájának az adatait lemásolva, egy új számlát kiállítani. Ehhez nem kell mást tennie, mint a „Kimenő számlák” menüpontra kattintva a listanézetben kiválasztania azt a számlát, aminek az adatait lemásolva szeretne egy új számlát kiállítani. A számlára kattintva megnyílik a „Számla részletek” képernyő, ahol a jobb felső sarokban található műveletek közül ki kell választania a „Másolás és új” műveletet, majd a kattintásra megnyíló képernyőn el is kezdheti az új számla elkészítését.

  • Az új számla kiállítását indíthatja a kimenő számlák listanézetén található „Új számla hozzáadása” linkre kattintva, vagy a baloldali menüből válassza ki az „Új számla kiállítása” menüpontot.
  • Ezt követően válassza ki a számla típusát (Számla; Díjbekérő; Előlegszámla), ellenőrizze a „Számlakibocsátó adatai” részben megjelenő adatait, amit a számla fejlécében jelenítünk majd meg, és ezt követően a „Vevő adatai” blokk jobb felső sarkában válassza ki a „Tömeges számlázás” értéket.
  • A felületről le kell töltenie egy mintafájlt, amit azokatnak a partnereknek az adatával kell kitölteni, akiknek ugyanazt a típusú számlát szeretné kiállítani. Miután a fájlban kitöltötte az adatokat, a fájlt fel kell tölteni a felületre. A sikeres visszatöltést követően a partnereinek az adatai láthatóvá válnak a képernyőn. Ha a számlakiállítás előtt a partneradatokban bárhol hibát lát, az eredeti fájlban kell javítania, majd újra feltöltenie azt a BUPA felületére.
  • A „Számlaadatok” és „Tételek” blokkok kitöltését követően a „Kiállítom a számlát” gombra kattintva a rendszer minden feltöltött partnerének kiállítja a számlát.

  • A „Kimenő számlák” menüpontban a „Részletes szűrés" gombra kattintva jelennek meg a felületen a szűrésre használható mezők.
  • A mezők között a „Kiállítás „-tól”” mezőjében adja meg a kezdődátumot, amitől kezdőden szeretné a szűrést elvégezni, majd a „Kiállítás „-ig”” mezőjében a záródátumot, ameddig bezárólag szeretne szűrni. A dátumok megadását követően a „Részletes szűrés” gombra kattintva a rendszer a feltételeknek megfelelően elvégzi a szűrést és a képernyőn csak a feltételeknek megfelelő számlák válnak láthatóvá.

  • A „Kimenő számlák” menüpontban a „Részletes szűrés" gombra kattintva jelennek meg a felületen a szűrésre használható mezők.
  • A mezők között a „Státusz” mezőben adja meg a „Nem fizetett” értéket, majd a „Részletes szűrés” gombra kattintva a rendszer elvégzi a szűrést és a képernyőn csak a feltételnek megfelelő számlák válnak láthatóvá.

  • A „Kimenő számlák” a „Részletes szűrés" gombra kattintva jelennek meg a felületen a szűrésre használható mezők.
  • A mezők között a „Lejárt” kapcsolóra kattintva a fizetési határidő dátum mező „–ig" értéke az aktuális dátum -1 napra kerül beállításra. A dátumok megadását követően a „Részletes szűrés” gombra kattintva a rendszer a feltételeknek megfelelően elvégzi a szűrést és a képernyőn csak a feltételeknek megfelelő számlák válnak láthatóvá.

  • A „Kimenő számlák” menüpontban a listanézetben válassza ki azt a számlát, amivel kapcsolatban figyelmeztetést szeretne küldeni partnerének. A számlára kattintva megnyílik a „Számla részletek” képernyő, ahol a jobb felső sarokban található műveletek közül ki kell választania a „Figyelmeztetés küldése” műveletet. A figyelmeztetés küldése előtt lehetősége van a partner e-mail címét megadni és a levél tartalmát szerkeszteni kiküldés előtt. Ebben az esetben a korábban már kiállított számlát ismét csatoljuk partnere részére.

  • A számla kiállítása során a cégnyilvántartásban szereplő vevőkre minden esetben lefut egy adatellenőrzés, mely ellenőrzi, hogy a vevőként megadott cég adószáma fel van-e függesztve, vagy a cég végelszámolási/csődeljárási/felszámolási eljárás alatt van-e. Amennyiben igen, arról egy üzenetben tájékoztat a rendszer, lehetőség van a figyelmeztetés ellenére is folytatni a megadott partnernek a számla kiállítást.

  • A Partnerek nyilvántartása a rendszer könnyű kezelését hivatott szolgálni. Lehetősége van rögzíteni partnerei adatait a könnyebb számlakiállítás érdekében. Ezeket eltároljuk a rendszerben, szerkeszthetők és törölhetők.
  • A Partnerek menüpontot a fejléc jobb felső sarkában található felhasználó névre kattintva a lenyíló menüből lehet elérni.
  • A Partnerek menüpontban a rögzített partnerek lista elrendezésben jelennek meg, főbb adataikat megjelenítjük, ezek mentén rendezhető a már rögzített partnerek listája. A már meglévő partner adatainak szerkesztéséhez a listanézeten kattintson a jobb oldalon elhelyezett ikonra, aminek hatására megjelennek az elérhető műveletek. Itt az elérhető műveletek közül válassza a „Szerkesztés” lehetőséget. A „Partnerek” listanézetben a szerkesztés műveletet választva betöltődik a partner szerkesztéséhez kapcsolódó képernyő, ahol a kívánt módosítást el tudja végezni.
  • A Cégnyilvántartásban szereplő partnerek esetén a BUPA alkalmazás szól számlakiállításkor, ha a cégnyilvántartás alapján úgy látjuk, hogy megváltozott a Partner címe.

Számla befogadás

  • A regisztráció során Ön kapott egy számlaküldési e-mail címet: erre az e-mail címre kell azokat a bejövő számlákat küldeni, amiket szeretne a rendszerben látni.
  • Az e-mail címet két helyen is megtalálja: a felső menüsávban a cég neve alatt, valamint a „Bejövő számlák” menüpontban.
  • Azonban ez még csak azt jelenti, hogy a bejövő számla bekerült a „Befogadára váró számlák” közé. A számlák először bekerülnek a „Bejövő számlákon” belül a „Befogadásra váró számlák” listájába. Innen lehetősége van befogadni vagy elutasítani ezeket. A számla csak akkor jelenik meg a Bejövő számlák listanézetében, ha a számlát befogadta.
  • A BUPA rendszerébe külső email küldő alkalmazásból is küldhető be számla a cég BUPA rendszer által generált „Számlabefogadási email cím” megadásával, amely a cég adószámának első 8 karakterével kezdődik (adószám@bupa.hu)

  • A BUPA rendszerébe a beérkezett számlák a „Bejövő számlák” menüpont „Befogadásra váró számlák” blokkjába kerülnek be. A számla sorában szereplő „Részletek” linkre kattintva a felhasználónak az adott számla részleteit bemutató képernyő, ahol az „Elutasítás” gombra kattintva megtörténik a számla elutasítása.
  • Ha szeretné értesíteni a feladót a számla elutasításáról, akkor az „Elutasítom és választ írok” gombra kattintva válaszlevelet is küldhet a számla elutasításáról.

  • A „Befogadásra váró számlák” blokk bal felső sarkában elhelyezett „Elutasított tételek” linkre az az „Elutasított tételek" képernyő jelenik meg, ahol láthatóvá válnak azok a számlák, amik el lettek utasítva.
    A képernyőn listanézetben kerülnek megjelenítésre azok a bejövő számlák, amik:
    • arrow-right Elutasításra kerültek
    • arrow-right Elutasításra kerültek és válaszlevelet is küldött róla
  • Az elutasított számla részleteinek megtekintésénél, Ön láthatja, hogy mely számlát utasította el és lehetősége van az elutasítás visszavonására is az oldal alján található „Visszavonom az Elutasítást” gomb segítségével.

  • Ha olyan számlát fogadott be, ami nem Önnek szól vagy nem is számla, akkor a „Bejövő számlák” menüpontban a számlára kattintva megnyílik a „Számla részletek” képernyő, ahol a jobb felső sarokban található műveletek közül ki kell választania a „Törlés” vagy „Törlés válaszlevéllel” műveletet, majd a kattintásra egy megerősítő üzenetet követően megtörténik az adott számla törlése a rendszerből.

  • A „Bejövő számlák” menüpontban a „Bejövő számlák" blokk a „Befogadásra váró számlák" blokk alatt jelenik meg. A listában azok a bejövő számlák jelennek meg, amiket korábban befogadott, valamint amiket Ön bejövő számlaként adott hozzá a rendszerhez. A bejövő számlák mindig az adott tárgyévre szűrten jelennek meg, pl. 2020-ban csak a 2020-as bejövő számláit látja. Az „Export” gomb segítségével lehetősége van a számlák exportálására is.
  • A listában - akárcsak a kimenő számlák esetében -, lehetséges a számlákra különböző feltételek szerint keresni, szűrni, valamint több mező alapján rendezni is lehet. Ha több számla van, mint amennyit meg tudunk jeleníteni egy oldalon, akkor a lista alján található lapozóval tud navigálni.

  • A BUPA rendszerében lehetősége van manuálisan felrögzíteni egy számát. A számla rögzítése a „Befogadásra váró számlák" blokkban elhelyezett „Új saját számla hozzáadása" linkre kattintva kezdődhet el.
  • A megjelenő képernyőn a szállító adatait és a számla adatait tartalmazó blokk a képernyő bal oldalán, míg a fájlcsatolás blokk, ahova a számlaképet kell feltöltenie a képernyő jobb oldalán jelenik meg.

  • A BUPA rendszerébe külső email küldő alkalmazásból is küldhető be számla a cég BUPA rendszer által generált „Számlabefogadási email cím” megadásával, amely az alábbiak szerint épül fel: a cég adószámának első 8 karaktere@bupa.hu.

  • Ha a bejövő számla tartalmaz a rendszer által támogatott formátumban XML csatolmányt, akkor a releváns mezőket előtölti az XML-ben szereplő adatok alapján, ezt bal oldalon az adatoknál láthatja.
  • Ha vannak olyan mezők, amik nincsenek kitöltve: kimásolhatja a számláról a megfelelő információkat vagy begépelheti a megfelelő mezőkbe.

  • A számlára kattintva megnyílik a „Számla részletek” képernyő, ahol a jobb felső sarokban található műveletek közül ki kell választania a „Fizetettnek jelöl” műveletet.
  • Lehetősége van a kifizetett számlát fizetettnek jelölni: ha a BUPA rendszer aktív Budapest Bank bankszámla kapcsolattal rendelkezik, a tranzakció listából automatikusan felkínáljuk a bankszámla tranzakciókat és innen választhatja ki, hogy melyik beérkező tranzakció tartozik a számlához. Ha nincs összekötve, megteheti, hogy a „Kézi bevitelt” választja és ezzel jelöli, hogy a számlát kiegyenlítették.
  • Ha a fizetettnek jelöléskor pontosan azt az összeget adja meg, mint ami a számlán is szerepelt, a számla fizetettségi státusza „Fizetve” állapotra vált.

  • Ez a funkció jelenleg akkor érhető el, ha Ön összekötötte Budapest Banknál vezetett kisvállalkozói bankszámláját a BUPA rendszerével.
  • Így a BUPA alkalmazásból néhány kattintással, adatrögzítés nélkül kifizethetőek a befogadott számlák.
  • A „Fizetendőim” menüpontra kattintva a fizetendőim listában találhatóak azok a számlák, melyek még nem kerültek kifizetésre. A számla kifizetéséhez a „Fizetendőim” menüpont tetején először válasszon, hogy melyik Budapest Bankos bankszámlájáról szeretné kezdeményezni a fizetést, majd a „Válassza ki a fizetendő tételeket” blokkban keresheti meg a kifizetni kívánt számlát, melyet a „Jóváhagyásra küld” gombra kattintva azonnal beküldhet a Budapest Internetbankba jóváhagyásra. A jóváhagyásra küldés után nincs más teendője, mint belépni a Budapest Internetbankba, ahol jóváhagyhatja a fizetés-kezdeményezési megbízást.
  • Ha az adott bejövő számla kifizetése előtt még szeretné módosítani a fizetési adatokat (akár a közleményt, az összeget, vagy bármely más adatot, akkor az adott fizetendő tétel jobb oldalán elhelyezett ikonra kattintva, a „Szerkesztés” műveletben módosíthatja a fizetés-kezdeményezési adatokat.
  • Az esedékes fizetendő tételeket megtalálja az „Áttekintő” képernyő „Teendőim” blokkjában is, sőt, a „Bejövő számlák” menüpontban, az adott számla műveletei közül a „Kifizet” műveletet kiválasztva is beküldheti jóváhagyásra a Budapest Internetbankba az adott bejövő számlát.

  • A „Fizetendőim” menüpontra kattintva a megjelenő képernyőn listanézet formájában láthatóvá válnak a még ki nem fizetett bejövő számlák és egyéb kiadások, melyeket a „Jóváhagyásra küld” gombra kattintva azonnal beküldhet jóváhagyásra a Budapest Internetbankba.

  • A „Fizetendőim” menüpontra kattintást követően, a felületen megjelenő „Részletes szűrés" lenyíló gombra kattintva jelennek meg a felületen a szűrésre használható mezők.
  • A mezők között a „Lejárt” kapcsolóra kattintva a fizetési határidő dátum mező „–ig" értéke az aktuális dátum -1 napra kerül beállításra. A dátumok megadását követően a „Részletes szűrés” gombra kattintva a rendszer a feltételeknek megfelelően elvégzi a szűrést és a képernyőn csak a feltételeknek megfelelő kiadások válnak láthatóvá.

Fizetettnek jelölés

  • A BUPA rendszere lehetőséget biztosít, hogy a számlák fizetettnek jelölését el tudja végezni a bankszámlatörténetből egy tranzakció hozzárendeléssel, illetve egy másik bizonylat/számla hozzárendeléssel vagy egy, akkor, kézzel berögzített tétellel.

  • A rendszer figyeli a tranzakciókat és az alábbi értékek alapján egy ajánlott találati listát mutat, amikből Önnek van lehetősége kijelölni azt a tranzakciót, ami az adott számla kiegyenlítéséhez kapcsolódik. Az egyes értékek, amelyek alapján a rendszer ajánl, a következők:
    • arrow-right Tranzakció dátuma
    • arrow-right Bankszámlaszám
    • arrow-right Partner neve
    • arrow-right Megjegyzés → Itt a tranzakció közleménye
    • arrow-right Összeg, devizanemmel
  • Ha a felajánlott tranzakciók között nem találja meg a megfelelőt, lehetősége van néhány hónapra visszamenőlegesen létrehozott összes tranzakciót megtekinteni és azok között gyorsított vagy részletes keresést futtatni.

  • A „Kimenő számlák” menüpontra kattinva a listanézetben kiválaszthatja azt a számlát, aminek a fizetettségi állapotát meg szeretné változtatni. A számlára kattintva megnyílik a „Számla részletek” képernyő, ahol a jobb felső sarokban található műveletek közül ki kell választania a „Fizetettnek jelöl” műveletet.
  • Lehetősége van a kifizetett számlát fizetettnek jelölni: ha számláját készpénzben egyenlítették ki, válassza a „Kézi bevitelt” és adja meg a szükséges adatokat, amivel jelezni tudja, hogy a számlát kiegyenlítették. A rögzítést követően a „Hozzáadom a kiadást” gombra kattintva a berögzített tétel megjelenik a képernyő „Összepontozott tételek” blokkjában.
  • Ha a fizetettnek jelöléskor pontosan azt az összeget adja meg, mint ami a számlán is szerepelt, a számla fizetettségi státusza „Fizetve” állapotra vált.

  • A számlára kattintva a megnyílik a „Számla részletek” képernyő, ahol a jobb felső sarokban található műveletek közül ki kell választania a „Fizetettnek jelöl” műveletet. Lehetősége a kifizetett számlának az összepontozását elvégezni, aminek hatására a fizetettségi státusza meg fog változni. Az összepontozás esetében, amennyiben nem rendelkezik Internetbankkal összekötött bankszámlával a rendszerben, lehetősége van, egy másik bizonylat/számla hozzárendeléssel vagy egy, akkor, kézzel berögzített tétellel összepontozni a számlát.
  • Ha a fizetettnek jelöléskor pontosan azt az összeget adja meg, mint ami a számlán is szerepelt, a számla fizetettségi státusza „Fizetve” állapotra vált.

  • Ebben az esetben a számlára kattintva megnyílik a „Számla részletek” képernyő, ahol a jobb felső sarokban található műveletek közül ki kell választania a „Fizetettnek jelöl” műveletet.
  • Lehetősége van a kifizetett számlát fizetettnek jelölni: ha számláját készpénzben egyenlítették ki, válassza a „Kézi bevitelt” és adja meg a szükséges adatokat, amivel jelezni tudja, hogy a számlát kiegyenlítették. A rögzítést követően a „Hozzáadom a kiadást” gombra kattintva a berögzített tétel megjelenik a képernyő „Összepontozott tételek” blokkjában.
  • Ha a fizetettnek jelöléskor pontosan azt az összeget adja meg, mint ami a számlán is szerepelt, a számla fizetettségi státusza „Fizetve” állapotra vált.

  • Az összepontozást követően naprakészebben látja a még nyitott valamint a már kifizetett kiadásait és bevételeit, ezzel pontosabb képet kap aktuális pénzügyi helyzetéről, valamint a várható kiadásairól és bevételeiről.
  • Az „Áttekintő” menüpont „Cashflow” fülén cégének pénzforgalmi kimutatását mutatja be a rendszer. A képernyőn megjelenő adatok kalkulált értékek, aminek alapját a következő adatforrások szolgáltatják:
    • arrow-right Kimenő számlák adatai
    • arrow-right Bejövő számlák adatai
    • arrow-right Egyéb kiadások adatai
  • Az összesítő dobozok a pénzforgalmi kimutatás értelmezéséhez nyújtanak segítséget, kintlévőségek és tartozások összesítését tartalmazzák; az adatok a számlák és egyéb kiadások adatai alapján kerülnek összesítésre.

  • Ebben az esetben a számlára kattintva a megnyílik a „Számla részletek” képernyő, ahol a jobb felső sarokban található műveletek közül ki kell választania a „Fizetettnek jelöl” műveletet.
  • A beúszó képernyőn a „Kézi bevitel” fülre kell kattintania, és a „Leírom a követelést” jelölőnégyzet kijelölését, valamint a „Hozzáadom a kiadást” gombra kattintást megtörténik a számlában szereplő követelés leírása, és a tétel kikerül a cashflow kimutatásból.

  • Amennyiben a felajánlott tranzakciók között nem találja meg a megfelelőt, lehetősége van a z regisztrációtól számított 3 hónapig, de maximum 12 hónapig visszamenőlegesen létrehozott összes tranzakciót megtekinteni és azok között gyorsított vagy részletes keresést a „Részletes szűrő” linkre kattintást követően futtatni.

  • Ebben az esetben a számlára kattintva a megnyílik a „Számla részletek” képernyő, ahol a jobb felső sarokban található műveletek közül ki kell választania a „Fizetettnek jelöl” műveletet.
  • Lehetősége van a kifizetett számlát fizetettnek jelölni: ha számláját készpénzben egyenlítették ki, válassza a „Kézi bevitelt” és adja meg a szükséges adatokat – valamint azt az összeget, amit Önnek kifizettek. A rögzítést követően a „Hozzáadom a kiadást” gombra kattintva a berögzített tétel megjelenik a képernyő „Összepontozott tételek” blokkjában.
  • Ha a fizetettnek jelöléskor nem azt az összeget adja meg, mint ami a számlán is szerepelt, a számla fizetettségi státusza „Részben fizetve” állapotra vált. Így követni tudja akár azt is, ha Önnek olyan számlája van, amit még nem egyenlítettek ki teljesen.

Tranzakció indítás

  • Ebben az esetben a „Fizetendőim” menüpontban az adott tételek „Összeg” oszlop értéke mellett elhelyezett ikonra kattintva a megjelenő műveletek közül a „Törlés” művelet kiválasztását követően a tétel eltűnik a listából, a „Bejövő számlák” listájában azonban megőrizzük.

  • Ha a még nem küldte be a jóváhagyásra a tételt, a tranzakció szerkesztése képernyőn a „Mégsem” gombra kattintva az adatmezők visszaállnak a szerkesztés előtti állapotra és újból megadhatóak lesznek a tranzakció adatai.
  • Ha a tranzakció már beküldésre került jóváhagyásra az internetbankba, akkor a „Bankom” menüpontra kattintva van lehetősége megtekintenie főbb banki adatait. A képernyő az alábbi főbb blokkokból áll:
    • arrow-right Bankszámlák blokk
    • arrow-right Banki adatokat tartalmazó aloldalak
      • arrow-right Tranzakciólista
      • arrow-right Számlakivonatok
      • arrow-right Beküldött fizetendőim
  • A „Beküldött fizetendőim” fülön megjelennek azon fizetéskezdeményezési tételei, amik a BUPA rendszerben kerültek rögzítésre és feladásra. Emellett lehetősége van a fizetéskezdeményezési tételek részleteinek megtekintésére, valamint az utalások státuszának nyomon követésére is.
  • A hibásan beküldött tranzakció „Státusz” oszlop értéke mellett elhelyezett ikonra kattintva az elérhető műveletek között a „Visszahívás” művelet kiválasztását követően a tranzakció visszahívásra kerül a banki rendszertől és újból lehetősége van a „Fizetendőim” menüpont alatt a helyes tranzakció adatok megadására.

  • A BUPA rendszerben a kezdeti időszakban csak az aktív bankkapcsolattal rendelkező Budapest Bank ügyfelek számára elérhető funkcióként megjelenik az új utalás indításának lehetősége, amennyiben nincs aktív bankkapcsolata a cégnek, a képernyő megjelenik, de az utalás Budapest Internetbankba küldésére nincs lehetőség.

  • A „Fizetendőim” menüpontra történő kattintást követően a megjelenítésre kerülő képernyő tetején kerülnek elhelyezésre a BUPA rendszerében rögzített és aktív kapcsolattal rendelkező bankszámlák kártyái. A terhelendő bankszámla kiválasztása az adott bankszámlakártyára való kattintással tud megtörténni.

  • Alapértelmezett értéke a mezőnek Munkabér esetén a "munkabér", NAV esetén a cég adószáma, számla esetén a számla sorszáma.

  • A beküldést és, az internetbankban való jóváhagyást követően az érvényes banki szabályoknak megfelelően kerül a tranzakció teljesítésre, melyről a számlavezető Bankjánál tájékozódhat részletesen.

  • Lehetősége van az előre rögzített tételek mellett további új fizetési tételeket létrehozni és azokat egyenként a bank felé beküldeni.
  • Az „+ Új tétel hozzáadása" aktív linkre kattintva jelenik meg az adatrögzítő képernyő. Új fizetendőként lehetősége van eseti forint vagy deviza fizetés-kezdeményezési megbízást (vagy másnéven utalási tételt) rögzíteni. A fizetési megbízás típusától függően dinamikusan változik a képernyőn megjelenő mezők száma és kötelezősége.

  • A „Bankom” menüpontra kattintva van lehetősége megtekintenie főbb banki adatait. A képernyő az alábbi főbb blokkokból áll:
    • arrow-right Bankszámlák blokk
    • arrow-right Banki adatokat tartalmazó aloldalak
      • arrow-right Tranzakciólista
      • arrow-right Számlakivonatok
      • arrow-right Beküldött fizetendőim
  • A „Beküldött fizetendőim” fülön megjelennek azon fizetéskezdeményezési tételei, amik a BUPA rendszerben kerültek rögzítésre és feladásra.

  • A „Beküldött fizetendőim” fülön megjelennek azon fizetéskezdeményezési tételei, amik a BUPA rendszerben kerültek rögzítésre és feladásra. Emellett lehetősége van a fizetéskezdeményezési tételek részleteinek megtekintésére, valamint az utalások státuszának nyomon követésére is.

  • Az internetbankba beküldött tranzakciók esetén a bankszámla felett rendelkező személyek hagyhatják jóvá az utalást a számlavezető Bank szabályzatai szerint.

  • A BUPA rendszerben a kezdeti időszakban csak az aktív bankkapcsolattal rendelkező Budapest Bank ügyfelek számára elérhető funkcióként megjelenik az új utalás indításának lehetősége. Amennyiben azt látja, hogy az egyenleg inaktív, akkor az avatar ikon alatt lenyíló „Beállítások” menüpont, „Banki beállítások” fülön, az adott bankszámla esetében lehetősége van a Bankkapcsolatot megújítani.

  • A „Bankom” menüpontra kattintva van lehetősége megtekintenie főbb banki adatait. A képernyő az alábbi főbb blokkokból áll:
    • arrow-right Bankszámlák blokk
    • arrow-right Banki adatokat tartalmazó aloldalak
      • arrow-right Tranzakciólista
      • arrow-right Számlakivonatok
      • arrow-right Beküldött fizetendőim
  • A „Beküldött fizetendőim” fülön megjelennek azon fizetéskezdeményezési tételei, amik a BUPA rendszerben kerültek rögzítésre és feladásra. Emellett lehetősége van a fizetéskezdeményezési tételek részleteinek megtekintésére, valamint az utalások státuszának nyomon követésére is.
  • A hibásan beküldött tranzakció „Státusz” oszlop értéke mellett elhelyezett ikonra kattintva az elérhető műveletek között a „Visszahívás” művelet kiválasztását követően a tranzakció visszahívásra kerül a banki rendszertől és újból lehetősége van a „Fizetendőim” menüpont alatt a helyes tranzakció adatok megadására.

Áttekintő

  • Az „Áttekintő” menüpont „Áttekintés” képernyő jobb oldali sávjában található a „Teendők” blokk. A blokk alapvető szerepe, hogy felhívja a figyelmét a számlázással kapcsolatos teendőire.
    • arrow-right „Beállítások”
  • A regisztrációt követően itt jelenítjük meg azokat a beállításokhoz kapcsolódó feladatokat, amelyek elvégzése feltétlen szükséges a BUPA teljeskörű használatbavételéhez.
    • arrow-right „Befogadásra váró számlák”
  • A bejövő számlák képernyő befogadásra váró számlái jelennek meg felsorolva. A listában szereplő számlára kattintva az adott bejövő számla befogadása oldalra navigálhat, hogy elvégezze a számla befogadását vagy elutasítását.
    • arrow-right „Fizetendőim”
  • A Fizetendőim blokkban a kiadásaihoz kapcsolódó teendők jelennek meg. Ezek lehetnek befogadott számlák vagy Egyéb kiadásként a rendszerbe felvitt tételek (pl. munkabér, adó, stb.). A
    • arrow-right „Fizetettnek jelölhető számlák”
  • Ebben a blokkban azokat a még nem összepontozott kimenő számlákat jelenítjük meg, amelyeknél úgy látjuk, hogy a számla automatizált javaslat alapján fizetettnek jelölhető. Az adott számlára kattintva megjelenik a- fizetettnek jelölésére szolgáló képernyő, ahol a számla és a tranzakció összepontozást Ön el tudja végezni. Amennyiben rendelkezik aktív bankkapcsolattal, úgy ebben a blokkban a tranzakciólistában szereplő bejövő és kimenő tételek jelennek meg, melyek még nem kerültek összepontozásra. Amennyiben nem rendelkezik aktív bankkapcsolattal, úgy a legrégebbi fizetési határidővel rendelkező számlákat jelenítjük meg.
    • arrow-right „Díjbekérőből számlakészítés”
  • Ebben a blokkban azok a díjbekérők jelennek meg, amelyeket már fizetettnek jelölte. Ha az adott díjbekérőre kattint, a díjbekérő adataival előtöltjük az új számlát és innen pillanatok alatt kiállítható.
    • arrow-right „Számlakészítés”
  • A BUPA rendszer lehetőséget biztosít a rendszeresen kiállításra kerülő számlák előrögzítésére, ennek emlékeztetője jelenik meg ebben a blokkban. Ha a számlára kattint, az adott számla adataival előtöltött új számla kiállítása képernyőre navigáljuk. A blokkban az adott napon vagy korábban elkészítendő, de még nem elkészült számlák jelennek meg. Ebbe a részbe úgy kerülhet teendő, ha Ön új számla kiállításakor jelzi, hogy értesítést szeretne kapni a számla jövőbeli kiállításáról.
    • arrow-right „Sikertelen NAV beküldés”
  • Sikertelen NAV beküldésnél akkor láthat tételt, ha egy számla adatszolgáltatás köteles a NAV felé, ám sikertelen lett a NAV-ba történő beküldés. Ebben az esetben keresse ügyfélszolgálatunkat és kollégáink segítenek számlája NAV rendszerébe történő beküldésében. Ügyfélszolgálatunk elérhetőségét az alkalmazás és a honlap láblécében bármikor megtalálja.

  • Az eredmények képernyő az Ön pénzügyi eredményét hivatott megjeleníteni, vizualizálni. Önnek lehetősége van a részletes szűrés segítségével különböző kritériumok alapján, szűrten is megtekinteni eredményeit. A szűrőfeltételek törlését a "Szűrők törlése" aktív linkre kattintva teheti meg. A beállított szűrőfeltételek beállításai befolyásolják a grafikon és az alatta lévő számlalista tartalmát.
  • A számlalista blokk havi bontásban tartalmazza a kiállított és befogadott számlákat és az egyéb kiadásokat. Azt, hogy egy számla melyik időszakba esik, a következők szerint jelenítjük meg:
    • arrow-right Számla esetén a teljesítés napja alapján
    • arrow-right Egyéb kiadás esetén a fizetés napja alapján
  • Az egyes hónapok megjelenítése csoportosítva történik: egy csoportban láthatja az adott hónaphoz tartozó kimenő és bejövő számlákat.

  • A BUPA rendszere lehetőséget biztosít, hogy időszak, partner és címke szerint is csoportosítani lehessen az egyes adatokat. Mindegyik csoportosítás esetén a beállított szűrőfeltételek befolyásolják a grafikon és az alatta lévő számlalista tartalmát. A szűrőfeltételek törlését a "Szűrők törlése" aktív linkre kattintva teheti meg.

  • A „Partner” típusú csoportosítás kiválasztását követően nyílik lehetősége az adott partnerre vonatkozóan a részletes szűrést, kimutatást elvégezni. A beállított szűrőfeltételek befolyásolják a grafikon és az alatta lévő számlalista tartalmát.

  • Az „Időszak” típusú csoportosítás kiválasztását követően nyílik lehetősége az adott hónapra/időszakra vonatkozóan a részletes szűrést, kimutatást elvégezni. A beállított szűrőfeltételek befolyásolják a grafikon és az alatta lévő számlalista tartalmát.

  • A „Címke” típusú csoportosítás kiválasztását követően nyílik lehetősége az adott címkére vonatkozóan a részletes szűrést, kimutatást elvégezni. A beállított szűrőfeltételek befolyásolják a grafikon és az alatta lévő számlalista tartalmát.

  • Az összes olyan kiállított számla összege, melyek fizetettségi státusza „nem fizetett” vagy részben fizetett, tehát azok a nyitott számlák, melyeket vevő partnereik által (a fizetettségi státusz szerint) még nem kerültek kifizetésre.

  • Az összes ki nem fizetett bejövő számla és az összes ki nem fizetett egyéb kiadások összege. Részben fizetett tételek esetén a tétel teljes kiegyenlítéséig a teljes összeg jelenik itt meg.

  • Az összes olyan kiállított számla összege, melyek fizetettségi státusza „nem fizetett” vagy részben fizetett, és fizetési határidejük már lejárt, tehát azok a nyitott számlák, melyeket vevő partnereik által (a fizetettségi státusz szerint) még nem kerültek kifizetésre esedékességük ellenére.

  • Az összes olyan ki nem fizetett bejövő számla és az összes ki nem fizetett egyéb kiadások összege, melyek fizetési határideje már lejárt. Részben fizetett tételek esetén a tétel teljes kiegyenlítéséig a teljes összeg jelenik itt meg.

  • A cashflow a cég pénzforgalmi kimutatását mutatja be. A képernyőn megjelenő adatok kalkulált értékek, bruttó értékben, aminek alapját a következő adatforrások szolgáltatják:
    • arrow-right Kimenő számlák adatai
    • arrow-right Bejövő számlák adatai
    • arrow-right Egyéb kiadások adatai

  • A „Lejárt számláim” blokkban a lejárt fizetési határidejű kifizetetlen kimenő-, bejövő számlák és egyéb kiadások találhatók. A lejárt számlák nincsenek benne a cashflow kimutatásban. A sorok végén lehetősége van újra ütemezett fizetési határidő megadására, ezek után az új dátum alapján figyelmezteti majd Önt a rendszer. Új dátum megadásával, valamint a képernyő frissítésével módosul a cashflow kimutatás. Az újonnan megadott fizetési határidő dátuma nem módosítja a tényt, hogy egy lejárt tételről van szó, csupán a cashflow kimutatásra van hatással.

  • Az összesítő blokkon kivezetve látja a kalkulált ÁFA fizetési kötelezettségére vonatkozó információkat, amennyiben ÁFA bevalló.
  • Ellenkező esetben az ÁFA figyelő nem jelenik meg a felületen. Az összesítő blokkban az elvégzett beállításai alapján jelenítjük meg, illetve kalkuláljuk az analitikához tartozó értékeket.

  • Önnek lehetősége van a becsült ÁFA összeget felülírni a valósan befizetett ÁFA összegével. Ezt követően az Ön által felvitt összeg fog megjelenni a releváns pontokon, mint például az Összesítő blokkban, valamint a Várhatóan fizetendő ÁFA összesítőben.
  • Amennyiben Ön megadott valós ÁFÁ-t az adott időszakra, akkor arra vonatkozóan már nem jelenik meg a letölthető áfa analitikai riport (azokra az időszakokra továbbra is megjelenik, ahol csak becsült ÁFA van).

  • Amennyiben Ön nem ÁFA bevalló, vagy nem végezte el az ÁFA fizetéssel kapcsolatos beállításokat, az ÁFA figyelő nem jelenik meg a felületen,. Erre a beállításra a felhasználóneve alatt lenyíló menüben a „Beállítások” menüpontban a „Pénzügyi beállítások” fülön tudja beállítani a cégének a könyvelésével és ÁFA fizetéssel kapcsolatos információit. Az itt megadott értékek vezérlik a nyitó oldalon az „Áttekintő”, „Eredmények”, „Cashflow” és „ÁFA analitika” felületeken megjelenő pénzügyi mutatókat, valamint a rendszer ezen információk alapján tud teendőket inicializálni, mint például az ÁFA befizetéssel kapcsolatosan teendők.

  • A képernyőn megjelenő információk tájékoztató és kalkulált értékek, a tényleges ÁFA fizetési kötelezettségével kapcsolatban javasoljuk, hogy továbbra is a könyvelőjével egyeztessen.

Első lépések

Regisztráció

  • Ellenőrizze, hogy helyes email címet adott meg. Ha úgy látja, hogy az email címe helyes, akkor ellenőrizze a levelezőprogramjának a SPAM/Levélszemét mappáját. Amennyiben Ön esetlegesen tévesen adta meg e-mail címét, úgy a „Nem kaptam meg a linket” gombra kattintva új e-mail címet adhat meg és elküldheti az aktivációs linket a korrigált e-mail címre.. Abban az esetben, ha ez nem sikerül, keresse ügyfélszolgálatunkat.

  • Első lépésként ellenőrizze, hogy korábban regisztrált-e a BUPA rendszerbe. Ha igen, úgy a belépési oldalon az „Elfelejtettem a jelszavamat” linkre kattintva lehetősége van az email címének megadásával jelszó emlékeztetőt kérni a belépéshez.

  • Ha Ön véletlenül tévesen adta meg e-mail címét, úgy a „Nem kaptam meg a linket” funkción keresztül megadhatja a helyes e-mail címet és elküldheti az aktivációs linket a korrigált e-mail címre. Abban az esetben, ha ez nem sikerül, keresse ügyfélszolgálatunkat.

  • Amennyiben az Ön cégének adatai nem elérhetőek az OPTEN adatbázisban, úgy kérjük kattintson a „Regisztrálja cégét” képernyőn a „Tovább” gombra!
  • A következő képernyőn adja meg cégének főbb adatait.
    A kötelező mezőket * jelzi, azonban amennyiben Ön rendelkezik a nem kötelező mezőkön túl is releváns adatokkal, amelyek megadhatók, úgy kérjük azokat is adja meg. Fontos, hogy amennyiben Ön egyéni vállalkozó, úgy Önnek az „E.V. nyilvántartási szám” mezőt is kötelező kitöltenie, ha rendelkezik ilyen nyilvántartási számmal!

  • A belépési oldalon az „Elfelejtettem a jelszavamat” linkre kattintva lehetősége van az email címének megadásával jelszó emlékeztetőt kérni a belépéshez.

  • Ebben az esetben kérem vegye fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálatunkkal.

  • A felső menüben a felhasználónevére kattintva a lenyíló menüben a „Beállítások” menüpont „Céges adatok” almenüpontjában van lehetősége a regisztrált cég törlésére, az oldal alján található „Céges profil törlése” link használatával.
  • A személyes fiókjának a törlésével kapcsolatban keresse ügyfélszolgálatunkat.

  • A felhasználó nevére kattintva a „Beállítások” menüpont „Céges adatok” almenüpontjában van lehetősége a regisztrált cég törlésére, az oldal alján található „Céges profil törlése” link használatával.

  • Lehetősége van termékadatok tömeges feltöltésére is. Az „Új termék hozzáadása” képernyőn, elérhető a „Tömeges importálás” választásával. Ehhez talál egy letölthető mintafájlt: ebbe a mintafájlba tudja rözgíteni azokat a tételet, amiket szeretne a rendszerbe beimportálni. Miután végzett a fájl szerkesztésével, tallózza be a fájlt vagy húzza a feltöltési felületre és nyomja meg a lap alján található „Termékadatok importálása” gombot. Az importálás megkezdéséről a rendszer visszajelzést ad. Az importált adatok megjelenítéséhez kérjük frissítse a képernyőt.

  • Lehetősége van partneradatok tömeges feltöltésére is. Az „Új partner hozzáadása” képernyőn, elérhető a „Tömeges importálás” választásával. Ehhez talál egy letölthető mintafájlt: ebbe a mintafájlba tudja rözgíteni azokat a tételet, amiket szeretne a rendszerbe beimportálni. Miután végzett a fájl szerkesztésével, tallózza be a fájlt vagy húzza a feltöltési felületre és nyomja meg a lap alján található „Partneradatok importálása” gombot. Az importálás megkezdéséről a rendszer visszajelzést ad. Az importált adatok megjelenítéséhez kérjük frissítse a képernyőt.

Számlázó bejelentése a NAV felé

  • Az NGM rendelet értelmében minden cég köteles bejelenteni a NAV felé az általa használt számlázó programot. A bejelentési kötelezettség 2014. október 1-től érvényes minden számlázó program esetében. Amennyiben számlázó program váltás történik a rendeletnek megfelelően 30 napos határidővel kell a bejelentést megtenni.

  • A BUPA rendszerbe történő cégregisztráció során lehetősége van letölteni a NAV számára elküldendő „SZAMLAZO” elnevezésű számlázóprogram bejelentő nyomtatványt XML formátumban a „Nyomtatvány letöltése” gomb segítségével, vagy ezen nyomtatvány továbbítására pl.: könyvelője számára a „Nyomtatvány továbbítása” gomb segítségével. Ezt a nyomtatványt a Beállításokon belül a NAV beállítások részben találja meg.

  • Az első számlakiállítást követő 30 napon belül szükséges lejelenteni a NAV felé, hogy a BUPA online számlázó programot használja.

  • Ha nem köti össze a NAV Online Számla rendszerrel a számlázót, akkor az adatszolgáltatási értékhatárt elérő, azaz legalább 100.000 Ft összegű áthárított ÁFA-t tartalmazó számla kiállítása nem lehetséges a BUPA rendszerben a NAV kapcsolat beállításáig.

NAV és számlázó összekötése

  • A NAV és a BUPA rendszerében regisztrált cég összekötése megtörténhet a cégregisztráció során. A cégregisztráció során a bankkapcsolati beállításokat követően jelenik meg a NAV felé történő adattovábbításokról és bejelentésről szóló képernyő. Ha később szeretné az összekötést elvégezni, akkor a a felhasználónévre kattintva a lenyíló menüben a „Beállítások” menüpontban a „NAV kapcsolat” fülön tudja megtenni.
  • A NAV rendszer használatához felhasználói regisztráció szükséges, a NAV regisztráció során az alábbi egyedi azonosítókat osztja ki a NAV rendszer:
    • arrow-right NAV technikai felhasználónév
    • arrow-right Jelszó
    • arrow-right NAV aláíró kulcs
    • arrow-right NAV cserekulcs
  • A számlázó rendszer és a NAV rendszerének technikai összekötéséhez ezeket a NAV rendszer által kiosztott azonosítókat a számlázó rendszer fenti felületén is meg kell adni.

  • Amennyiben már rendelkezik NAV regisztrációval és ismeri az összekötéshez szükséges egyedi azonosítókat, akkor Önnek is lehetősége van az összekötést elvégezni.

  • 2020. július 1-től minden belföldi adóalany részére kiállított számla adatait (az áthárított ÁFA összegétől függetlenül) a számla kiállítás pillanatában kötelezően be kell jelenteni NAV felé az adatszolgáltatásra kialakított NAV Online Számla rendszerben. Ahhoz, hogy a BUPA-ban számlát tudjon kiállítani, először össze kell kötni a NAV Online Számla rendszerével, így a BUPA minden adatszolgáltatási körbe tartozó számláról automatikusan adatot szolgáltat a NAV felé a jogszabályoknak megfelelően.

  • Ha nem köti össze a NAV Online Számla rendszerrel a számlázót, akkor az adatszolgáltatási értékhatárt elérő, azaz legalább 100.000 Ft összegű áthárított ÁFA-t tartalmazó számla kiállítása nem lehetséges a BUPA rendszerben a NAV kapcsolat beállításáig.- Mit jelent az, hogy inaktív a NAV kapcsolat?
  • Inaktív NAV kapcsolat esetén a BUPA rendszerben regisztrált cége és a NAV között nem él a kapcsolat, így a kiállított és beküldendő számlák nem kerülnek továbbításra a NAV rendszerébe.

  • A NAV Online Számla rendszerében létrehozott technikai felhasználónevet. Az onlineszamla.nav.gov.hu felületen kérheti le.

  • A NAV Online Számla rendszerében létrehozott technikai felhasználónévhez tartozó jelszó. Az onlineszamla.nav.gov.hu felületen kérheti le.

  • A NAV Online Számla rendszerében generált XML aláírókulcs. Az onlineszamla.nav.gov.hu felületen kérheti le.

  • Ebben az esetben keresse a NAV Online Számla rendszer ügyfélszolgálatát.

  • Egy kiállított számla esetében a NAV beküldés sikerességéről azonnal visszajelzést ad rendszerünk a „Kimenő számlák” menüpont számlalistanézetében a kiállított számla „NAV beküldés” oszlopában. A beküldés státuszai az alábbiak lehetnek:
    • arrow-right „Sikeres” → ez azt jelenti, hogy a számlája sikeresen beküldésre és feldolgozásra került a NAV rendszerébe
    • arrow-right „NAV beküldés folyamatban” → számlájának a NAV rendszerébe történő beküldése még folyamatban van.
    • arrow-right „Sikertelen” → abban az esetben, ha a számlája beküldése vagy feldolgozása valamilyen oknál fogva nem valósul meg, akkor ez a státusz kerül a képernyőn megjelenítésre.
    • arrow-right „Nem szükséges” → amennyiben a kiállított számlája ÁFA tartalma nem éri el a NAV beküldés értékhatárát, akkor nem történik meg a beküldés és a képernyőn ez a státusz kerül megjelenítésre.
    • arrow-right „Hibás adatszolgáltatás” → sikeres a számlájának NAV rendszerébe történő beküldése, de hibás a beküldött adattartalma.
    • arrow-right Üres → Díjbekérők esetén nem jelenik meg NAV beküldési státusz
  • „Sikeres” státuszú beküldést követően a számlára kattintva megnyílik a „Számla részletek” képernyő, ahol a bal alsó sarokban található a NAV beküldés státusza alatt az „Online számlafeladás azonosító” is, amit a NAV rendszere rendel a számlájának sikeres beküldéséhez és feldolgozásához.
  • Abban az esetben, ha a „NAV beküldés” oszlopban a „Sikertelen” értéket látja, kérjük, ellenőrizze az „Áttekintő” menüpont alatti „Áttekintő” képernyő jobb oldali sávjában található „Teendők” blokkban a „Sikertelen NAV beküldés” menüpontot. Ha számlája ott is sikertelenként látszik, keresse ügyfélszolgálatunkat és kollégáink segítenek számlája NAV rendszerébe történő beküldésében.

  • Ebben az esetben az összekötéshez szükséges azonosítók újbóli megadását követően próbálja meg az összeköttetést újra, amennyiben nem sikerül, kérjük keresse ügyfélszolgálatunkat.

Bankkapcsolat beállítása

  • A bankszámlájának a bekötéséhez szükséges volt nyilatkoznia a számlainformációs szolgáltatás időtartamáról. Amennyiben ez az időtartam lejárt, a számlainformációs szolgáltatás inaktívvá válik. Ennek megújítására nincs más dolga, mint az felhasználó nevére kattintva a lenyíló menüben a „Beállítások” menüpontban a „Banki beállítások” fülre kattintani, majd az inaktív kapcsolattal rendelkező számla esetében ismét nyilatkozni a számlainformációs szolgáltatás időtartamáról. A nyilatkozat beküldését és az Internetbankban történő jóváhagyást követően a szolgáltatás ismét aktív lesz a BUPA rendszere és az internetbank között, és így ismét láthatóvá válik a bankszámlájához tartozó egyenleg.

  • A bankszámlájának a bekötéséhez szükséges volt nyilatkoznia a számlainformációs szolgáltatás időtartamáról. Ha ez az időtartam lejárt, a számlainformációs szolgáltatás inaktívvá válik. Ennek megújítására nincs más dolga, mint a felhasználó névre kattintva a lenyíló menüben a „Beállítások” menüpontban a „Banki beállítások” fülre kattintani, majd az inaktív kapcsolattal rendelkező számla esetében ismét nyilatkozni a számlainformációs szolgáltatás időtartamáról. A nyilatkozat beküldését és az internetbankban történő jóváhagyást követően a szolgáltatás ismét aktív lesz a BUPA rendszere és az internetbank között, és így ismét láthatóvá válik a bankszámlájához tartozó egyenleg.

  • Ebben az esetben az Internetbank és a BUPA rendszer közötti adatkommunikáció nem működik rendszerhiba miatt. Ebben az esetben Önnek nincs teendője, a rendszerhiba helyreállítása után az egyenleg ismét elérhető lesz a BUPA rendszerében.

  • Az felhasználó névre kattintva a lenyíló menüben a „Beállítások” menüpontban a „Banki beállítások” fülre kattintva a bankszámlák „Státusz” oszlopban szereplő értéke mellett megjelenő ikonra kattintva az „Eltávolítás” műveletre kell kattintania. A kattintást követően a bankszámla törlésre kerül a rendszerünkből.
  • Ezt követően az „Új bankszámla hozzáadása” gombra kattintva adhatja újra hozzá a céghez tartozó bankszámlát a listához. A gomb megnyomására megjelenik az „Új bankszámla hozzáadása” beúszó képernyő, ahol meg tudja adni a bankszámla új nevét és a „Rögzítés” gomb segítségével el is tudja menteni.

Felhasználók meghívása

  • Új felhasználó meghívására csak a céghez tartozó Fiókgazda jogosultsággal van lehetőség. Kattintson a felső menüben a felhasználónevére, majd a megjelenő „Új felhasználó meghívása” menüpontra, vagy a Beállításokon belül a Jogosultság kiosztás almenüpontra. Ekkor a „Beállítások” „Jogosultság kiosztás” felülete jelenik meg.

  • A „Beállítások” „Jogosultság kiosztás” felületén, annak „Új felhasználó meghívásához” meg kell adnia annak a felhasználónak a nevét, e-mail címét, akit szeretne a céges fiókba meghívni a BUPA rendszerébe. A meghívó kiküldése előtt be kell állítani azt is, hogy milyen jogosultsági kört szeretne adni a felhasználónak.

  • A BUPA rendszerben négy jogosultsági kör teszi lehetővé, hogy a céghez rendelt felhasználók mindegyike képes legyen a számlázási tevékenységek kapcsán adódó feladatai ellátására, azonban ne férjen hozzá olyan funkciókhoz, melyek használatára nem jogosult. Kérjük, tanulmányozza a rendszerben elérhető jogosultsági szinteket a hozzájuk kapcsolódó funkciók elérhetősége szempontjából, és a meghívott felhasználónak válassza azt a jogkört, amely teljes körűen biztosítja a feladatokhoz való hozzáférést. Az alábbiakban leírjuk, hogy az egyes jogosultsági körökkel az egyes felhasználók milyen funkciókat érnek el.

  • A Fiókgazda felhasználó a cég BUPA fiókjának gazdája, aki minden funkció teljes körű használatára jogosult. A rendszerben Fiókgazda jogosultsággal rendelkező felhasználó is kapcsolódhat.
  • A fiókgazdának jogosultsága van
    • arrow-right számla kiállítására,
    • arrow-right a rendszerben kiállított számlák megtekintésére és az elérhető műveletek alkalmazására,
    • arrow-right számlák befogadására,
    • arrow-right a rendszerben befogadott számlák megtekintésére és az elérhető műveletek alkalmazására,
    • arrow-right egyéb kiadások rögzítésére,
    • arrow-right a rendszerbe rögzített egyéb kiadások megtekintésére és az elérhető műveletek alkalmazására,
    • arrow-right fizetendő tétel rögzítésére és internetbankba történő beküldésére,
    • arrow-right a rendszerből korábban beküldött fizetendő tételek megtekintésére és az elérhető műveletek alkalmazására,
    • arrow-right az Áttekintő oldal megtekintésére,
    • arrow-right a cég BUPA fiókjához tartozó beállítások módosítására,
    • arrow-right valamint felhasználók meghívására.

  • A könyvelő felhasználónak jogosultsága van:
    • arrow-right a rendszerben kiállított számlák megtekintésére,
    • arrow-right a rendszerben befogadott számlák megtekintésére,
    • arrow-right egyéb kiadások rögzítésére,
    • arrow-right a rendszerbe rögzített egyéb kiadások megtekintésére és az elérhető műveletek alkalmazására,
    • arrow-right a rendszerből korábban beküldött fizetendő tételek megtekintésére,
    • arrow-right valamint az Áttekintő oldal megtekintésére.
  • Emellett lehetősége van új fizetendő tétel rögzítésére és internetbankba történő beküldésére, valamint a beküldött fizetendő tételeken elérhető műveletek alkalmazására, illetve a cég BUPA fiókjához tartozó beállítások módosítására, azonban ezeket a jogosultságot a Fiókgazda felhasználó el tudja venni a könyvelő felhasználótól.

  • A pénzügyes felhasználónak jogosultsága van:
    • arrow-right számla kiállítására,
    • arrow-right a rendszerben kiállított számlák megtekintésére és az elérhető műveletek alkalmazására,
    • arrow-right számlák befogadására,
    • arrow-right a rendszerben befogadott számlák megtekintésére és az elérhető műveletek alkalmazására,
    • arrow-right egyéb kiadások rögzítésére.
    • arrow-right a rendszerbe rögzített egyéb kiadások megtekintésére és az elérhető műveletek alkalmazására,
    • arrow-right fizetendő tétel rögzítésére és Internetbankba történő beküldésére,
    • arrow-right a rendszerből korábban beküldött fizetendő tételek megtekintésére és az elérhető műveletek alkalmazására,
    • arrow-right valamint az Áttekintő oldal megtekintésére.
  • Emellett lehetősége van a cég BUPA fiókjához tartozó beállítások módosítására, azonban ezt a jogosultságot a Fiókgazda felhasználó el tudja venni a pénzügyes felhasználótól.

  • A számlázási munkatársnak jogosultsága van:
    • arrow-right számla kiállítására,
    • arrow-right valamint a rendszerben kiállított számlák megtekintésére és az elérhető műveletek alkalmazására,
  • Emellett lehetősége van számlák befogadására, valamint a rendszerben befogadott számlák megtekintésére és az elérhető műveletek alkalmazására, azonban ezt a jogosultságot a „Fiókgazda” felhasználó el tudja venni a számlázási munkatárs felhasználótól.

  • Ebben az esetben azt javasoljuk, hogy a felhasználónak „Könyvelő” jogosultságot állítson be, mivel a „Könyvelő” jogosultsági körrel rendelkező felhasználó megtekintheti a rendszerben:
    • arrow-right a kiállított számlákat,
    • arrow-right a befogadott számlákat,
    • arrow-right a rögzített egyéb kiadásokat,
    • arrow-right a korábban beküldött fizetendő tételeket,
    • arrow-right az Áttekintő oldalt.
  • Ha kikapcsolja az új fizetendő tétel rögzítésére és Internetbankba történő beküldésére, valamint a beküldött fizetendő tételeken elérhető műveletek alkalmazására, illetve a cég BUPA fiókjához tartozó beállítások módosítására történő felhatalmazást, akkor egyedül egyéb kiadásokkal kapcsolatban lesz szerkesztési jogosultsága a könyvelő felhasználónak.

  • „Fiókgazda” jogosultsággal kattintson a felső menüben a felhasználónevére kattintva, majd „Beállítások” menüponton belül a , „Jogosultság kiosztás”-hoz érkezik. Itt a „Felhasználók blokkja” tartalmazza azokat a felhasználókat, akik a BUPA rendszerben a céghez meghívást kaptak, elfogadták a meghívást és regisztráltak a rendszerbe. Ezen felhasználók esetén van lehetőség az alapértelmezett jogosultsági körök beállításain módosítani, mely a jelölő négyzetek bejelölésével, vagy éppen a jelölés kivételével módosíthatóak.

  • Kérje meg a kiküldött e-mailcím tulajdonosát, hogy ellenőrizze a SPAM/Levélszemét mappát, vagy ellenőrizze a felső menüben a felhasználó nevére kattintva a Beállításokon belül a Jogosultság kiosztásnál, hogy a kiküldött meghívót a megfelelő e-mail címre továbbította. Ha a fentiek nem oldják meg a problémát kérjük, keresse ügyfélszolgálatunkat.

  • A BUPA rendszerben elérhető funkciók használatához és az adatok szerkesztéséhez teljeskörűen a Fiókgazda és a Pénzügyes felhasználók férnek hozzá. A két jogosultsági kör között a fő különbség, hogy a Pénzügyes felhasználónak nincs jogosultsága további felhasználók meghívására a céghez, valamint a Fiókgazda dönthet arról, hogy a céghez tartozó Beállítások hozzáféréséhez lehetőséget biztosít-e számára.

  • Fiókgazdaként lehetőség van a céghez meghívott és a BUPA rendszerbe regisztrált felhasználók esetén bizonyos funkciók esetén hozzáférést biztosítani, valamint a hozzáférést visszavonni. Ezeket részletesen az egyes jogosultsági körök leírásai tartalmazzák.

  • „Fiókgazda” jogosultsággal a jobb oldali avatar menü „Beállítások” menüpontjának hatodik, „Jogosultság kiosztás” fülének első, „Felhasználók” blokkja tartalmazza azon felhasználókat, akik a BUPA rendszerben a céghez meghívást kaptak és el is fogadva azt regisztráltak a rendszerbe. Ezen felhasználók rendszerhez történő hozzáférése megszüntethető a törölni kívánt felhasználó sorában jobb oldalon megjelenő kis kuka ikonra kattintva.

  • Ha Ön nem „Fiókgazda” jogosultsággal rendelkezik a cégnél vagy Önön kívül másik „Fiókgazda” felhasználó is kapcsolódik a céghez, hogy kérje meg a Fiókgazdát a jogosultság megszüntetésére.

    Ha Ön a cég egyetlen „Fiókgazda” jogosultságú felhasználója, kérjük, nevezzen ki egy másik felhasználót Fiókgazdának, majd kérje meg az új Fiókgazdát az Ön jogosultságának megszüntetésére.

    A BUPA rendszerhez kapcsolódó felhasználói fiókjának törlését kezdeményezheti a jobb oldali avatar menü „Beállítások” menüpontjának hetedik, „Személyes beállítások” felületén elérhető „Személyes profil törlése” gombra kattintva.

Könyvelőknek

  • A BUPA rendszer lehetőséget biztosít, hogy egy felhasználóval több céghez, akár eltérő jogosultsággal kapcsolódjon. Kérjük, vegye fel ügyfeleivel a kapcsolatot, és a BUPA rendszerbe regisztrált cégek Fiókgazdái számára adja meg azt az emailcímet, amivel regisztrált, valamint kérje meg, hogy hívják meg Önt a céghez kapcsolódó felhasználóként. Az emailcímére küldött regisztrációs linket követve megtörténik felhasználói fiókjának hozzákapcsolása a meghívót küldő céghez, amely így már elérhető és kiválasztható lesz a „Cégváltás” felületen.

  • A bal oldali menüből elérhető „Kimenő számlák” menüpontjában megjelenő listanézet tartalmaz minden számlát és díjbekérőt, amely a rendszerben került kiállításra. A „NAV beküldés” oszlopa tartalmazza a NAV felé történő adatszolgáltatás státuszát és annak eredményét. A felirat felé mozgatva az egeret, információs buborékban megjelenik az adatszolgáltatás tranzakcióazonosítója. Emellett a NAV Online Számla rendszerébe bejelentkezve is ellenőrizheti a számlák kiállítását követő adatszolgáltatásokat.

  • Az exportált számlalistákat lehetősége van Novitax, Revolution, RLB, RLBKettős valamint Kulcssoft szoftverekbe importálni. Emellett a számlalistából készíthető Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás, .xlsx, .csv és a számlaképeket tartalmazó .zip export is.

  • Munkabérek tömeges betöltése megtehető új egyéb kiadás tömeges importálása során. Erre a bal oldali menü „Egyéb kiadások” menüpontját választva, a megjelenő „Egyéb kiadások” felület jobb felső sarkában található „Új egyéb kiadás hozzáadása” linkre kattintva megnyíló felület második, „Tömeges importálás” fül szolgál.

    A minta fájlt letöltve, majd megnyitva szükséges megadni a munkabérek adatait, úgy, hogy a .csv állomány második adata a „wage” értéket vegye fel. Az így rögzített egyéb kiadások munkabérként jelennek meg az egyéb kiadások között.

  • A NAV-nak fizetendő tételek tömeges betöltése megtehető új egyéb kiadás tömeges importálása során. Erre a bal oldali menü „Egyéb kiadások” menüpontját választva megjelenő, „Egyéb kiadások” felület jobb felső sarkában található „Új egyéb kiadás hozzáadása” linkre kattintva megnyíló felület második, „Tömeges importálás” fül szolgál.

    A minta fájlt letöltve, majd megnyitva szükséges megadni a NAV tételek adatait, úgy, hogy a .csv állomány második adata a „tax” értéket vegye fel. Az így rögzített egyéb kiadások „NAV” típusú egyéb kiadásként jelennek meg a rendszerben.